Od sada, čak i računi unutar LaFMS-a…
Do sada je izdavanje računa bio proces koji su se odvijao izvan LaFMS DMS-a. U zasebnim programima, mailovima i tablicama, dok je LaFMS DMS služio za sve ostalo. Verzija 3.6.0 to mijenja. Od sada, cijeli tijek rada s računima, od izrade do praćenja statusa, odvija se unutar jednog sustava.
Izlazni računi: od ponude do eRačuna u par klikova
Najveća novost je mogućnost kreiranja i izdavanja izlaznih računa direktno iz LaFMS-a. Korisnik može izraditi račun i spremiti ga kao nacrt dok čeka dodatnu doradu, ili ga odmah izdati. Nakon izdavanja, račun automatski dobiva broj, prolazi protokolizaciju i šalje se kupcu kao eRačun, putem ePosrednika po izboru (FINA, Moj eRačun ili Pondi).
Posebno korisna stvar za sve koji rade s ponudama: ako je za kupca već postojala ponuda u sustavu, nema potrebe za ponovnim unosom istih podataka. Opcijom Kopiraj u račun svi podaci iz ponude automatski se prenose u novi račun, koji korisnik samo provjeri, po potrebi dopuni i zatim spremi ili izda. Manje ručnog unosa, manje prostora za pogrešku, brži put od ponude do naplate.
Ulazni računi pod kontrolom
Ulazni računi već su dio procesa unutar LaFMS DMS-a, a sada su uz izlazne, dostupni na jednom mjestu. Ulazni računi mogu stizati automatski putem ePosrednika kao eRačuni, a tu je i opcija ručnog učitavanja putem XML datoteke za slučajeve kada je to potrebno. Rezultat je centralizirani pregled svih ulaznih računa na jednom mjestu, s mogućnošću pretraživanja i filtriranja.
Sve na jednom mjestu, doslovno
Za sve račune, ulazne i izlazne, uveden je centralizirani pregled statusa. Tu korisnik u svakom trenutku vidi ključne informacije: status fiskalizacije, je li račun dostavljen, je li poslan e-mailom, kao i podatke o kupcu i iznosima. Umjesto skakanja između alata da bi se provjerilo "je li ovaj račun stigao" ili "je li onaj poslan", cijeli tijek obrade, od kreiranja do slanja i daljnjeg praćenja, vidljiv je na jednom mjestu.
Što ovo znači u praksi
Sada je dio procesa, koji je do sada gotovo uvijek zahtijevao izlazak iz LaFMS DMS-a, dostupan izravno u sustavu. Konkretno, korisnik sada može:
- kreirati izlazni račun,
- spremiti račun kao nacrt,
- izdati i poslati izlazni račun kao eRačun,
- iskoristiti postojeću ponudu kao osnovu za izradu računa,
- zaprimati ulazne eRačune,
- pratiti statuse računa,
- pretraživati i filtrirati račune,
- slati dokumente izravno iz LaFMS DMS-a
Za korisnike koji već vode dokumentaciju kroz LaFMS DMS, ovo znači jedan proces manje koji se odvija negdje drugdje, a za one koji tek razmišljaju o digitalizaciji, još jedan razlog da cijelo poslovanje, od ponude do naplate, drže na jednom mjestu.
No, to nije sve…
LaFMS DMS na mobilnom uređaju, dokumenti izravno s mobitela u sustav
S novom verzijom LaFMS 3.6.0 korisnicima omogućujemo jednostavniji pristup LaFMS DMS-u s mobilnih uređaja te novu funkcionalnost za mobilno učitavanje dokumenata.
Mobilno učitavanje dokumenata
Korisnik može putem mobilnog uređaja:
- fotografirati dokument kamerom
- odabrati postojeću fotografiju ili datoteku s uređaja
- odabrati vrstu dokumenta
- poslati dokument izravno u LaFMS DMS
- Dokument ulazi u definirani proces zaprimanja i automatskog protokoliranja.
LaFMS DMS: tamo gdje dokument nastaje
Nova funkcionalnost posebno je korisna kada se dokument zaprima ili nastaje izvan ureda, na terenu, sastanku, kod klijenta ili tijekom poslovnog puta.
Novosti LaFMS 3.6.0 verzije od najvećeg su značaja za manje tvrtke koje sada kroz jedan sustav mogu obuhvatiti cijelokupni process izdavanja, zaprimanja i arhiviranja računa i ostale dokumentacije. Kako to funkcionira u praksi, možete saznati kroz kratku prezentaciju tijekom koje vas naši stručnjaci upoznaju s nizom benefita LaFMS DMS sustava.